Mit diesem Posting möchte ich eine neue Kategorie auf dem Agora-Wissen-Blog einführen, die wir Praxistipps genannt haben. Dabei soll es, wie der Name schon andeutet, um Tipps für Arbeitsprozesse gehen, die in unserer, und - wie wir annehmen auch in Ihrer - Alltagsarbeit eine wichtige Rolle spielen. Doch wozu lange Einführungen – das anschließende Beispiel wird zeigen, worum es geht.
Wie Sie alle wissen, sind auf Webseiten enthaltene Informationen heutzutage absolut unverzichtbar, wenn es darum geht, eine Thematik ausführlicher zu erschließen, etwa eine Unterrichtseinheit oder gar eine kleine oder größere Publikation vorzubereiten. Dazu ist es auch zwingend erforderlich, diese Informationen in irgender Form zu speichern und dauerhaft verfügbar zu machen – offline oder online, je nach Erfordernis; dazu später mehr. Eine unter vielerlei Gesichtspunkt empfehlenswerte Möglichkeit dazu bildet die Umwandlung von Webseiten ins PDF-Format.
Aus Webseiten PDF-Dateien erstellen
Dazu benötigen Sie keine teure Software, wie beispielsweise Adobe Acrobat, das in der billigsten Standardausführung immerhin noch runde 300 US-Dollar! kostet, dazu genügt vielmehr eine kostenlose Lösung, wie etwa CutePDF. Einfach herunterladen, installieren, und dann steht Ihnen ein neuer “Drucker" zur Verfügung. Die Website Ihrer Wahl ansteuern, im Browser "Datei -> Drucken" wählen, den "PDF Drucker" auswählen und in wenigen Sekunden haben Sie die Website als PDF-Datei auf Ihrer Festplatte. Das Problem bei den meisten dieser Freeware-PDF-Drucker: Die Links von Webseiten werden nicht mit übernommen. Was das bedeuten kann, macht ein Blick auf den folgenden Screenshot - ein Ausschnitt aus der Seite zu den EU-Kroatien-Beziehungen von Euractiv.com - deutlich.
Ein wesentlicher Bestandteil dieser Seite, nämlich die zahlreichen Links zu wichtigen Quellen, würden Ihnen verloren gehen.
Die bessere Alternative - Firefox Add-on PDFDownload
Für Firefox Nutzer existiert glücklicherweise eine hervorragende, ebenfalls kostenlose Alternative, die nicht nur vom Layout her hervorragende PDFs erstellt, sondern auch alle Links mit speichert - PDF-Download. Surfen Sie einfach über den Link 
zur Herstellerseite und installieren Sie das Add-on. Nach dem Neustart von Firefox sehen Sie oben rechts im Browser nebenstehend abgebildete Schaltfläche, die Ihnen verschiedene Optionen bietet. Wie zu erkennen, können Sie dabei sogar ein PDF-Dokument erstellen und sofort per Email verschicken.
Und vor allem - das ist der entscheidende Punkt - sämtliche Links bleiben voll funktionsfähig. Wenn Sie in der PDF-Datei auf einen davon klicken, öffnet sich automatisch Ihr Standard-Webbrowser mit der entsprechenden Seite. Nun können Sie, wenn Sie die Dokumentensammlung nur für sich selbst benötigen, das Dokument in einem Ordner Ihrer Wahl ablegen und jederzeit auf die gesamten Informationen zugreifen.
Was aber, wenn Sie in einem Team arbeiten und/oder eines oder mehrere Dokumente für alle verfügbar machen wollen? Dann können Sie, so wie wir das in meinem Seminar machen, bei dem wir Zoho Projects als gemeinsame online Plattform nutzen, diese einfach dort hochladen, und bei den rund 20 Teilnehmern kommt da über die Zeit ein enormer Wissensfundus zusammen. Nicht nur Dutzende, sondern Hunderte von - hauptsächlich PDF-Dokumenten, die, wie der nachstehende Screenshot unseres Zoho Projects-Accounts zeigt, leicht über die Verteilung in Ordner (1) sowie Tags (2) durchsucht werden können.
PDF-Dokumente online sichern und mit anderen teilen mit Acrobat.com und dem neuen PDF-Reader 9.0
Aber auch für diejenigen, die keine Online-Projektmanagement-Software einsetzen müssen und/oder wollen, existiert seit kurzem eine eine einfache, hervorragende und dennoch kostenlose Lösung, die in der Verbindung von Acrobat.com, dem neuen Online Office von Adobe, über das ich jüngst berichtet hatte, und dem neuen Adobe Reader 9.0 besteht. Legen Sie sich dazu - wie dort beschrieben - zunächst einen Account bei Acrobat.com an.
Sodann erstellen Sie Ihre PDF-Datei wie eben ausgeführt mit Hilfe von PDF-Download und öffnen Sie anschließend in neuen Adobe Reader 9, den Sie sich von der Adobe Website herunterladen können.
Und nun können Sie direkt aus dem Adobe Reader diese Datei auf Ihren Acrobat.com-Account hochladen und - in einem Arbeitsschritt - auch gleichzeitig festlegen, wem Sie sie dort zugänglich machen wollen. Schneller und bequemer geht's nicht. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die für Sie wichtigen Informationen dauerhaft für Sie und/oder Ihr Team zur Verfügung stehen sie und rasch das finden, was sie für Ihr aktuelles Arbeitsvorhaben benötigen.
So, und das war unser erstes Posting in der Kategorie "Praxistipps". Wir hoffen, es war nützlich für Sie und würden uns freuen, wenn Sie uns das ggf. auch über einen Kommentar wissen lassen könnten. Viel Erfolg beim Testen!
